北京海淀检察院实行数据化管理提高工作效率

    对于案多人少矛盾突出的北京市海淀区检察院,时间显得尤为宝贵。据介绍,2013年该院共办理审查批捕案件近3000件、审查起诉案件3300余件。海淀区检察院从数据化入手,实现管理的科学化、精细化,有效提高工作效率和效能。

    构建素质能力模型

    队伍管理数据化

    19世纪意大利经济学家帕累托提出了一个“二八定律”,其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。“二八定律”也同样适用于管理领域,也就是说在一个集体当中,有20%的精英创造出了80%的价值。那么,要创造省时高效的工作,选拔、使用好这20%的精英十分重要。

    基于这样的理论,为了能将各个岗位中有卓越成就者与普通者区分开来,建立更加客观科学的队伍管理模式。2013年开始,海淀区检察院尝试将人才标准数据化,通过分析,提取匹配不同工作岗位的深层次特征,启动了构建海检素质能力模型的工作,从而达到识别特定工作岗位中个人水平的目的。

    也就是说,海淀区检察院深化了以往以“德能勤绩廉”这些宏观指标来评价人才的机制,提取了可以量化的优质能力标准。以公诉部门为例,从该部门人员中随机抽取绩效优秀者和绩效一般者作为对比样本,识别导致差别的素质能力,进行定义、归纳和统计,并以此为基础建立了模型。

    模型分为基础素质能力模型、岗位素质能力模型两大部分。基础素质能力模型分为四级行为描述、八项素质能力指标、三十二条具体要求,突出了能力分级的要求,作为全体检察人员共同遵守的素质能力准则。岗位素质能力模型按照工作条线分为十五个子模型,业务部门子模型包括管理审批、承办、辅助三级岗位,综合部门子模型包括管理审批、承办两级岗位,模型设计兼顾到岗位之间的共性与差别,注重各条线不同级别岗位的素质能力递进关系,突出了行为描述的专业性与准确性。

    素质能力模型将决定优秀者素质能力的要素加以提炼和量化,一方面保证了素质能力指标设置的科学性、针对性和实用性,另一方面也为全体人员指明了提升自己的方向和具体标准,可以应用于人才招录、教育培训、人才选拔等队伍管理的各个方面。

    研发实用软件系统日常工作电子化

    著名的时间管理理论——崔西定律,指出:“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个步骤,其困难度是25,所以必须要简化工作流程。”简化工作流程的基础,是打破所有部门间的沟通壁垒,以项目管理为脉络,将所有工作在一个共同的平台上进行沟通分享,以实现工作流程的最简化和资源利用的最大化。

    2013年初,海淀区检察院将侦查卷宗电子化工作确定为重点工作,经过近一年的可行性论证、软件开发、人员设备配置等前期准备工作,12月2日,案件管理处卷宗扫描工作正式试运行。侦查卷宗电子化对工作的促进主要体现在“三个提高”:一是提高律师阅卷效率。二是提高公诉部门承办人的工作效率。承办人可以通过软件将电子卷宗中的印刷体文字转换为W°“d文档加以利用,从而大幅减少制作阅卷笔录的工作量。三是提高案件证据的保存效果。

    在同样的理念指导下,海淀区检察院还开发了检察政务管理平台,这是集政务信息处理、网上办公、网上审批、网上督办等功能于一体的综合办公软件。通过这一平台,各部门可以对不涉及检察业务的日常工作请示进行网上提交,领导网上签批,这些签批件可以在检察政务管理平台的归档文件柜中随时存查,大大减少了在政务管理中的工作环节。检察政务管理平台还有许多个人时间管理的辅助功能,如个人日程安排、领导活动安排等,为干警个人办公提供信息与综合服务。

    提升数据整合分析能力

    领导决策智能化

    GTD(Getting Things Done的缩写)是时间管理的一个重要方法,主要含义是通过收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤,来实现时间管理的高效和规范。海淀区检察院案件管理中心就进行了这方面的尝试。

    该中心仅2013年就采集核查案件信息7277条,录入案卡102680份,为各部门提供各类案件数据查询8570条。之所以能发挥如此大的作用,是因为案件管理中心有六个锦囊,也就是六类针对不同情况的数据报告。

    以体现“数量”为主的业务月报,反映的是业务部门的月工作数量,供管理层掌握业务部门的常规工作量;以体现“效率”为主的业务季报,内容以各业务部门每季度业务总量和办案效率数据为主,偏重于办案效率方面的各类统计,比如人均结案量、案均结案时间等,供管理层掌握业务部门的常规工作效率;体现“质量”为主的督导报告,案管中心从各办案部门抽取一定数量的案件卷宗,通过审查卷宗,评查案件办理的相关程序、实体问题,供管理层掌握业务部门的案件质量状况。此外,还有以“及时”见长的案管快报、以“深入”见长的专查报告和以“全面”见长的案管年报。

    正是这六种文字报告初步构成了海淀区检察院案管的报告体系,基本能够全面、准确、及时地反映各业务部门工作情况,提供了大量、充分、详实的一手材料,以供决策之需,发挥了案管部门的“参谋”作用。

    借助数据魔方,海淀区检察院构筑起检察业务、队伍建设、行政管理立体化运行模式的基础,并不断进行创新和完善,最终实现不断加强时间管理、提升工作效率的目的。