《海南省中等学校档案管理办法》(试行)的通知
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海南省教育厅 海南省档案局关于印发 《海南省中等学校档案管理办法》(试行)的通知 各市、县、自治县教育(教科)局、档案局，省农垦总局教育局、档案馆，洋浦经济开发区社会发展局，省属中等职业学校、厅直属中学： 为规范我省中等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《海南省档案管理办法》等有关规定，结合海南省中等学校档案工作实际，省教育厅、省档案局联合制定了《海南省中等学校档案管理办法》(试行)。现印发给你们，请认真贯彻执行。 附件：海南省中等学校档案管理办法(试行) 海南省教育厅 海南省档案局 2012年10月30日 (此件主动公开) 抄送：有关高校和科研机构附属中学。 海南省教育厅办公室 2012年11月15日印发 附件 海南省中等学校档案管理办法(试行) 第一章 总 则 第一条 为规范海南省中等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《海南省档案管理办法》等有关规定，结合海南省中等学校档案工作实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的海南省中等学校档案，是指海南省完全中学、高级中学、中等职业学校从事教育、教学、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条 中等学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划、工作计划，列入学校重要议事日程。 第四条 海南省教育厅主管全省中等学校档案工作,各市、县人民政府教育行政部门具体分管本行政区域内中等学校档案工作。 海南省档案局和各市、县人民政府档案行政部门在职责范围内负责对中等学校档案工作的业务指导、监督和检查。 第五条 中等学校档案工作由中等学校校长领导，其主要职责是： (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度; (二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展; (三)建立健全与办学规模相适应的学校档案管理机构，配备好专职工作人员，建立设施完善的档案库房，落实档案管理工作所需经费; (四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。 第二章 机构设置与人员配备 第六条 中等学校设立综合档案室，作为学校的教辅机构，由一名副校长分管。 第七条 综合档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。 第八条 综合档案室的管理职责： (一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作; (二)拟订档案工作规章制度，并负责贯彻落实; (三)负责接收、征集、整理、鉴定、统计和保管学校的各类档案及有关资料; (四)开展档案的开放和利用工作，编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源; (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作; (六)开展学校档案人员的业务培训; (七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能; (八)开展校内外档案工作协作、学术研究和交流活动。 第九条 综合档案室设主任一名，享受学校中层管理人员待遇，根据需要可以设副主任一至二名。 综合档案室主任应当具备以下条件： (一)热爱档案事业，具有中级以上(含中级)专业技术职务任职经历; (二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神; (三)年富力强，身体健康。 第十条 中等学校应当为综合档案室配备专职档案管理工作人员，各部门应设立兼职档案员。 专职档案管理工作人员必须是在编的干部，其编制人数由学校参照有关规定并根据本校档案数量和工作任务确定。 第十一条 中等学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第十二条 中等学校档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、管理人员同等待遇。 第十三条 中等学校对长期接触有毒有害物质的档案专职工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，并按照有关规定予以补助。 第三章 档案管理 第十四条 中等学校档案应实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。 第十五条 中等学校应当建立、健全档案工作规章制度，明确岗位职责，提高学校档案管理水平。 第十六条 中等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，文件材料的归档范围是： (一)文书类：主要包括党务、行政、外事、出版等活动形成的文件材料;仪器设备购置合同书、招投标书等。 (二)学生类：主要包括中等学校培养的学历教育学生的初中毕业档案、中等学校入学登记表、体检表、学籍记录、奖惩记录、党团组织材料、毕业生登记表等。 (三)教育教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究、德育教育等活动中形成的文件材料。 (四)基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 (五)财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 (六)声像类：主要包括本校各项活动中直接形成的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘等声像载体材料。 (七)实物类：主要包括本校在各项活动中形成的有保存价值的奖品、印章、礼品、名人字画等实物材料。 第十七条 中等学校实行文件材料形成部门整理制度。 学校各部门兼职档案人员应当按照归档文件整理或立卷要求，及时收集、整理本部门产生的文件材料，经检查合格后向学校综合档案室移交。 第十八条 归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。 第十九条 中等学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制;对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。 第二十条 中等学校综合档案室应定期对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，经同有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准的档案，不得销毁。 第二十一条 中等学校保管的档案在国家需要时，应当提供所需的档案原件或者复制件。 第二十二条 中等学校的个人对其从事教育教学、管理等职务活动所形成的各种载体形式的文件材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。 第二十三条 中等学校综合档案室应当对所保存的档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向学校负责人报告，及时处理。 第二十四条 中等学校综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况。 第二十五条 中等学校要有计划地为档案部门配置档案保管和提供利用的必要设备，加快数字档案室建设，保障档案数字化与学校信息化建设同步进行。 第四章 档案的开放与利用 第二十六条 中等学校综合档案室应当按照国家有关规定开放档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权开放学校档案。 属下列情况之一者，不对外开放： (一)涉及国家秘密的; (二)涉及专利或者技术秘密的; (三)涉及个人隐私的; (四)档案形成单位规定限制利用的。 第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。 境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。 第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经综合档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。 第二十九条 中等学校综合档案室提供利用的重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经综合档案室负责人批准。 第三十条 中等学校应当设立档案开放阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。 第三十一条 中等学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构，加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。 综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用;用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，综合档案室应当无偿和优先提供。 第三十二条 寄存在综合档案室的档案，归寄存者所有。综合档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。 第三十三条 中等学校综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公开档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。 第五章 条件保障 第三十四条 中等学校应当将学校档案工作所需经费列入学校预算，保障档案工作的正常开展。 第三十五条 中等学校应当为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的库房，要及时进行改扩建或者新建。 存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。 第六章 奖励与处罚 第三十六条 中等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励： (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的; (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的; (三)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的; (四)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。 第三十七条 有下列行为之一的，中等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任： (一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的; (二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的; (三)涂改、伪造档案的; (四)擅自出卖、赠送、交换档案的; (五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的; (六)其他违反档案法律法规的行为。 第七章 附则 第三十八条 中等学校人事类档案、附属单位的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。 第三十九条 初级中学、九年一贯制学校、小学、幼儿园可参照本办法执行。 第四十条 本办法自发文之日起施行。
对于个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的重要材料，综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。 |
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